Datenschutzerklärung
1. Verantwortlicher
Verantwortlich für die Datenverarbeitung in der Anwendung „Diwan" ist: Swift Assets UG (haftungsbeschränkt) Konrad-Adenauer-Straße 8 42651 Solingen E-Mail: info@swift-assets.de Telefon: 017643788687 Weitere Angaben finden Sie im Impressum.
2. Was Diwan ist
Diwan ist eine geschlossene Anwendung zur Verwaltung eigener E-Mail-Postfächer mit KI-gestützter Formulierungshilfe, Aufgaben- und Terminverwaltung sowie Briefversand. Die Nutzung setzt ein persönliches Konto voraus; es gibt keinen öffentlichen Bereich mit Tracking oder Werbung.
3. Konto und Profilangaben
Bei der Einrichtung erfassen wir Ihren vollständigen Namen (Pflichtangabe) sowie optional Beruf, Alter, Anschrift, Telefonnummer und weitere freiwillige Angaben. Diese Daten dienen der Personalisierung Ihrer Korrespondenz (Signatur, Absenderblock, Schreibstimme der KI) und können jederzeit in den Einstellungen geändert oder entfernt werden. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).
4. E-Mail-Postfächer und Nachrichteninhalte
Verbinden Sie ein Postfach, speichern wir die Zugangsdaten serverseitig verschlüsselt (AES-256-GCM); bei Gmail erfolgt die Anbindung über Google-OAuth ohne Passwortspeicherung. Zum Anzeigen, Durchsuchen und Beantworten werden Ihre E-Mails, Anhänge und Entwürfe in unserer Datenbank zwischengespeichert. Die Zugangsdaten werden ausschließlich vom Synchronisierungsdienst verwendet; kein anderer Nutzer und kein Administrator kann Ihr Postfach einsehen. Beim Trennen eines Postfachs werden die gespeicherten Zugangsdaten sofort gelöscht. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
5. KI-Funktionen (nur mit Ihrer Einwilligung)
Die KI-Funktionen (Formulieren, Erklären, Analysieren, Tiefensuche, automatische Antwortvorschläge) übermitteln die dafür nötigen Texte — z. B. Ihren Entwurf oder die zu erklärende Nachricht samt der von Ihnen hinterlegten Profilangaben — an externe KI-Anbieter (derzeit OpenAI bzw. Google, Verarbeitung ggf. in den USA auf Grundlage geeigneter Garantien nach Art. 46 DSGVO). Das geschieht ausschließlich nach Ihrer ausdrücklichen, protokollierten Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie jederzeit in den Einstellungen widerrufen können — die Anwendung bleibt ohne KI vollständig nutzbar. Unsere KI-Anbieter dürfen die übermittelten Inhalte vertragsgemäß nicht zum Training ihrer Modelle verwenden.
6. Briefversand und Zahlungen
Beauftragen Sie den Versand eines Papierbriefs, übermitteln wir Anschrift und Briefinhalt an den Druck- und Versanddienstleister LetterXpress (Auftragsverarbeitung). Die Zahlung wird über Stripe abgewickelt; Zahlungsdaten (z. B. Kartendaten) verarbeitet Stripe direkt, wir erhalten sie nicht. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
7. Hosting und Infrastruktur
Die Anwendung wird bei Netlify betrieben, die Datenbank bei Neon, der Synchronisierungsdienst bei Fly.io (jeweils Auftragsverarbeitung). Beim Aufruf verarbeiten die Anbieter technisch notwendige Verbindungsdaten (Server-Logfiles: IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Ressource) zur Bereitstellung und Absicherung des Dienstes (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Soweit dabei Daten in ein Drittland übertragen werden, geschieht dies auf Grundlage geeigneter Garantien (EU-Standardvertragsklauseln bzw. EU-US Data Privacy Framework).
8. Benachrichtigungen
Aktivieren Sie Push-Benachrichtigungen, speichern wir die dafür nötige Geräteadresse (Push-Subscription). Die Benachrichtigungen enthalten höchstens Absender und Betreff, nie den Nachrichtentext. Deaktivierung jederzeit möglich. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
9. Cookies
Diwan verwendet ausschließlich ein technisch notwendiges, verschlüsseltes Sitzungs-Cookie für die Anmeldung sowie lokale Einstellungen (z. B. Thema und Sprache) in Ihrem Browser. Es gibt kein Tracking, keine Analyse- und keine Werbedienste.
10. Speicherdauer
Ihre Daten werden gespeichert, solange Ihr Konto besteht bzw. bis Sie die jeweilige Funktion (Postfach, Einwilligung, Benachrichtigungen) beenden. Zwischengespeicherte Nachrichteninhalte unterliegen zusätzlich technischen Aufbewahrungsregeln und werden danach automatisch entfernt. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten (z. B. für Zahlungsbelege) bleiben unberührt.
11. Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21) sowie das Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen (Art. 7 Abs. 3). Zudem steht Ihnen ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu — für Nordrhein-Westfalen: Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit NRW. Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose Mitteilung an: info@swift-assets.de.
Stand: 28. August 2026